Valg og fordeling af arbejdsopgaver
Udvalgets formand, der vælges af udvalgets midte, fordeler arbejdsopgaver internt i udvalget.

Kontakt til HB og øvrige fora i DOF
Formanden er kontaktperson til HB og ansvarlig for afrapportering til foreningens øvrige fora.

Formanden kan udpege en midlertidig kontaktperson fx ved bortrejse.

Indkaldelse til møder og dagsorden
Formanden er ansvarlig for forberedelse og indkaldelse til udvalgets møder.

Indkaldelse til ordinære møder sker ved fremsendelse af dagsorden til medlemmerne samt
øvrige deltagere senest 7 dage forud for mødet.

Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange et emne behandlet på et møde.

Arbejdsområde
Udvalget offentliggør en liste (SU-listen) over de arter og underarter, der skal forelægges udvalget og godkendes, førend de anerkendes af DOF. Udvalget kan tillige offentliggøre en liste over arter og underarter, der kun skal behandles fra visse landsdele. Udvalget behandler endvidere hybrider, som vurderes at være afkom af mindst én art optaget på SU-listen. SU-listen opdateres løbende og gøres tilgængelig på udvalgets hjemmeside.

Udvalget behandler også fund fra dansk territorialt farvand og Danmarks eksklusive økonomiske zone (EEZ) til havs.

Udvalget kan behandle sager fra Grønland og Færøerne inkl. deres territoriale farvande og EEZ.

Forekomster af arter og underarter, der ikke er på SU-listen, kan også kræves forelagt for udvalget, såfremt der er tale om meget usædvanlige forekomster. Dette kan også ske på opfordring af fx DOF’s rapportgrupper og DOFbasens Kvalitetsudvalg.

Et flertal blandt udvalgets medlemmer beslutter hvilke arter og underarter som optages på SU-listen.
Beslutningen skal foregå under hensyntagen til både hyppighed og bestemmelsesmæssige forhold.

Den danske fugleliste
Udvalget fører en liste over arter og underarter, som er truffet i Danmark, og tager herunder stilling til forekomsters status i forhold til den danske liste og placering i kategorier. Listen opdateres løbende og gøres tilgængelig på udvalgets hjemmeside.
Inddelingen i kategorierne, som følger internationale anbefalinger, er nærmere omtalt på udvalgets hjemmeside. Kategoriseringen kan være genstand for løbende revision.

De danske navne følger DOF´s navnegruppes anbefalinger.

Arbejdsgang
Udvalget har oprettet en portal på internettet til brug ved indsendelse af sager til bedømmelse. Udvalget modtager tillige sager mv. via e-mail og post. En oversigt over indsendte sager, samt sagernes status (under behandling, godkendt, forkastet, henlagt mv.), gøres tilgængelig på udvalgets hjemmeside.

Udvalget behandler alle sager med dertilhørende beskrivelser, billeder og anden dokumentation i et online sagsforum. I sagsforummet kan udvalgets medlemmer kontinuerligt tilkendegive deres mening og stemme på hver enkel sag. Udvalgsmedlemmerne skal selv holde sig orienterede om nye sager samt jævnligt afgive stemme og/eller kommentere på sagerne efter retningslinjer, som aftales internt.

Ved enstemmige afgørelser kan sager afsluttes løbende. Øvrige sager afgøres normalt på møder efter nærmere drøftelse.

Udvalget underretter løbende indsenderne om udvalgets beslutninger. Forkastelser skal begrundes og uddybes skriftligt, og en kopi af svarbrevet vedlægges sagen. Alt relevant kommunikation og dokumentation mv. arkiveres under de enkelte sager.

Ved afstemning afgøres sager følgende procedure:

a)  Førsteforekomster for landet (arter og underarter): Her kræves mindst 8 stemmer for, og ingen imod, for godkendelse.
b)  Genbehandling af fund (arter og underarter): Her kræves mindst 6 stemmer for en omgørelse og højst to imod.
c)  Øvrige forekomster (arter og underarter): Her kræves mindst 6 stemmer for og højst to imod, for godkendelse.
d)  Førsteforekomster for landet (kategorisering): Her kræves mindst 6 stemmer for og højst to imod, for godkendelse.
e)  Genbehandling af fund (kategorisering): Her kræves mindst 6 stemmer for en omgørelse og højst to imod.
f)  Øvrige forekomster (kategorisering): Her kræves mindst 6 stemmer for og højst to imod, for godkendelse.

Et flertal af udvalgets medlemmer kan bestemme at henlægge en sag til videre drøftelse på et senere møde eller til ny viden er indhentet, uanset resultatet af afstemning.

Sager, som behandles i udvalget, tilgår almindeligvis udvalget via observatørerne. Udvalget kan dog også behandle fund på eget initiativ.

Udvalget afholder mindst ét årligt møde.

Der skrives referater af møderne i udvalget, og HB får disse tilsendt.

Retningslinjer for bedømmelse af sager
Sjældenhedsudvalgets bedømmelse af en sag bygger på en helhedsvurdering af alle forhold omkring observationen.

Hovedvægten lægges på dokumentationen af forekomsten. Dokumentation kan udgøres af en beskrivelse af fuglen samt de omstændigheder, den er observeret under og/eller feltnoter, tegninger, billed- og lydoptagelser, biologisk materiale, geografisk sporing samt analyser af genetik, stabile isotoper mv. Hvor billed- og lydoptagelser, feltnoter m.v. forefindes og ikke er forelagt udvalget, kan SU kræve, at sådant indgår i bedømmelsesgrundlaget. Ved vurdering af dokumentationens tilstrækkelighed tages der hensyn til forekomstens sjældenhed, til bestemmelsesvanskeligheder for den pågældende art/underart og til iagttagerens kvalifikationer (ved kvalifikationer forstås iagttagerens erfaring med bestemmelse af en arter/underart eller lignende arter/underarter). Hvor det skønnes nødvendigt, inddrages udtalelser fra andre iagttagere end meddeleren i bedømmelsesgrundlaget.

Udvalget har mulighed for at indhente udtalelser om enkeltsager hos specialister i ind- og udland.

Udvalget kan i samråd med HB kræve ekstraordinær dokumentation fra bestemte personer.

Habilitet
Udvalgsmedlemmer regnes for inhabile i sager, som de enten selv har fundet eller er medunderskrivere på. Et udvalgsmedlem kan desuden til en hver tid bede sig fritaget for at deltage i behandlingen af en given sag med henvisning til inhabilitet.

Er et af udvalgets medlemmer inhabil i forhold til en sag, må personen ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens behandling og afstemning.

Hvis spørgsmålet om inhabilitet skulle medføre, at SU ikke kan afgøre en given sag efter normal afstemningsprocedure, beslutter udvalget i samråd med HB, hvordan sagen skal afgøres.

Tavshedspligt og offentliggørelse
I princippet er alle meddelelser indsendt til SU fortrolige.

Udvalget har dog mulighed for at få vurderet al dokumentation hos eksterne eksperter og sjældenhedsudvalg.

I tilfælde af en forkastelse er udvalgets begrundelse for forkastelsen et anliggende mellem udvalget og indsender og er fortrolig.

Uanset udvalgets afgørelse af et givent indsendt fund, kræver offentliggørelse af dokumentationen samtykke fra indsender. Hvis indsender er død, kræver offentliggørelse af dokumentationen godkendelse af HB.

Der er ikke offentlig indsigt i udvalgets interne korrespondance og sagsbehandling, med mindre HB kræver dette i en given sag.

Publicering
Redaktørerne af DOF’s publikationer tilrettelægger i samråd med udvalget, hvordan offentliggørelse finder sted.

Udvalget kan dog løbende meddele vigtige beslutninger. Dette kan fx ske i form af nyhedsbreve på internettet.

Hvis den forelagte dokumentation skønnes af særlig interesse, kan SU medvirke ved yderligere offentliggørelse. SU søger at medvirke til en offentliggørelse dokumentationen for nye arter for landet.

Årsberetning
En skriftlig årsberetning redegør for hovedtrækkene i udvalgets arbejde. Årsberetningen tilgår HB og Repræsentantskabet efter nærmere aftale.